Surat adalah media atau sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis kepada satu pihak ke pihak lain. Surat pada dasarnya memiliki beberapa fungsi yakni, sebagai sarana pemberitahuan, permintaan, gagasan dan buah pikiran. Terlepas dari beberapa fungsi tersebut surat juga menjadi bukti tertulis seperti alat pengingat, bukti historis, dan pedoman kerja. Adapun surat terbagi menjadi 2 jenis yakni surat pribadi dan surat resmi. Dalam surat pribadi tidak harus mengikuti prosedur penyusunan surat yang resmi, sebaliknya untuk surat resmi diperlukan prosedur penulisan surat yang sesuai dengan unsur-unsurnya. Untuk unsur-unsur surat resmi bisa dilihat penjelasanya dibawah ini.
Penulisan Bagian-Bagian Surat
Unsur-unsur yang terdapat dalam surat resmi berbeda dengan surat pribadi. Unsur-unsur surat resmi adalah sebagai berikut.
a. Kop surat
Kop surat merupakan identitas singkat perusahaan, kantor, atau instansi. Unsur-unsur alamat dipisahkan dengan tanda koma, bukan tanda hubung. Kata jalan ditulis lengkap jalan bukan Jl. atau Jln. Jika memiliki nomor telepon tuliskan telepon bukan Telp. atau tilp. nomor telepon tidak perlu diberi titik, contoh 435625 bukan 435.625.
b. Tanggal Surat
Tanggal surat menunjukkan tanggal surat tersebut dibuat. Tanggal surat dinas tidak perlu didahului nama kota karena nama kota karena nama kota sudah tercantum pada kepada surat. Selanjutnya, nama bulan jangan disingkat atau ditulis dengan angka (November menjadi Nov. atau 11; Februari menjadi Feb. atau 2). Tahun juga ditulisakan lengkap, tidak disingkat dengan tanda perik satu. Pada akhir tanggal surat, tidak dibutuhkan tanda baca apa pun, baik titik maupun tanda hubung.
c. Nomor Surat
Nomor surat adalah urutan nomor surat yang telah dikeluarkan oleh instansi atau organisasi tersebut. Kode surat adalah kode klasifikasi masalah yang disampaikan dalam surat tersebut, sedangkan tahun yan tertera pada nomor surat menunjukkan tahun surat itu dibuat. Nomor surat ditulis dengan dipisahkan tanda garis miring.
d. Lampiran
Lampiran berarti sesuatu yang dilampirkan atau yang disertakan. Lampiran ini menjadi satu urutan dengan nomor surat dan hal surat. Lampiran surat ditulis secara jelas agar penerima surat segera mengetahui ada tidaknya sesuatu yang diampirkan bersama surat tersebut. Jika sebuah surat tidak ada lampirannya, setelah nomor surat tidak perlu dituliskan lampiran. Agar lebih jelas, perhatikan contoh berikut.
Lampiran : 1 (satu) Berkas Biodata Karyawan
Lampiran : 2 (dua) Eksemplar Buku Teks
Lampiran : 3 (tiga) Helai Kuitansi
Kata “helai” pada lampiran surat berarti satu surat, bukan satu lembar kertas. Dengan demikian, penulisan lampiran surat perlu dibuat sejelas mungkin agar tidak menimbulkan kesalahan pemahaman.
e. Hal atau Perihal Surat
Bagian surat ini berfungsi untuk mengetahui isi atau inti pokok masalah pada surat yang dikirimkan, tanpa harus membaca surat tersebut secara keseluruhan. Hal atau perihal surat sebaikya ditulis secara singkat dan ditulis dengan diawali huruf kapital untuk setiap kata. Perhatikan contoh berikut!
Perihal: Laporan Semester Genap
Perihal: Bantuan Tenaga Peneliti
f. Alamat Surat
Alamat surat yang dimaksud pada bagian ini adalah alamat tujuan pengiriman paket. Penulisan alat (dalam) surat diatur sebagai berikut.
1. Alamat yang dituju ditulis di sebelah kiri surat pada jarak tengah antara surat dan salam pembuka. Posisi alamat surat pada sisi sebelah kiri lebih menguntungkan daripada dituliskan di sebelah kanan karena kemungkinan pemenggalan alamat tidak ada. Jadi, alamat yang cukup panjang pun dapat dituliskan tanpa dipenggal karena tempatnya cukup luas.
2. Alamat surat tidak diawali kata “kepada” karena kata tersebut berfungsi sebagai penghubung antarkalimat yang menyatakan arah. Alamat pengirim pun tidak didahului kata “dari” karena kata tersebut berfungsi sebagai penghubung intrakalimat yang menyatakan asal.
3. Alamat yang dituju diawali dengan Yth, (diikuti titik) atau Yang terhormat (tidak diikuti titik).
4. Sebelum mencantumkan nama orang yang dituju, cantumkan sapaan Ibu, Bapak, Saudara, atau Sdr.
5. Jika nama orang yang dituju bergelar akademik yang ditulis di depan namanya, seperti Drs., Ir., dan Drg., kata sapaan Bapak, Ibu, atau Saudara tidak digunakan. Demikian juga, jika alamat yang dituju memiliki pangkat, seperti sersan dan kapten, kata sapaan Bapak, Ibu, atau Saudara tidak digunakan. Jika yang dituju adalah jabatan orang tersebut seperti direktur PT atau kepala instansi tertentu, kata sapaan Bapak, Ibu, atau Saudara tidak digunakan.
Perhatikan contoh penulisan alamat yang benar berikut!
Yth. Bapak Syakuro, B.A
Yth. Bapak Darwino
Yth. Ir. Mariani
6. Penulisan kata jalan tidak disingkat. Kemudian, nama gang, nomor, RT, dan RW biasanya dituliskan lengkap dengan huruf kapital setiap awal kata. Selanjutnya, nama kota dan provinsi dituliskan dengan huruf awal kapital, tidak perlu digarisbawahi atau diberi tanda baca apa pun. Seperti pada alamat pengirim, pada alamat yang dituju pun perlu dicantumkan kode pos.
Contoh Soal dan Pembahasan
Cermatilah penulisan alamat surat berikut.
Kepada Yth : Yth. Sdr. Nindya Kaloka
Jln Lembah Griya Blok B. No. 13
Jakarta Timur
Perbaikan penulisan alamat tersebut yang tepat adalah…
(A)
Kepada Yth. Sdr. Nindya Kaloka
Jln. Lembah Griya Blok B. No. 13
Jakarta Timur
(B)
Yth: Sdr. Nindya Kaloka
Jln. Lembah Griya Blok B. No. 13
Jakarta Timur
(C)
Yth. Sdr. Nindya Kaloka
Jln. Lembah Griya Blok B. No 13
Jakarta Timur
(D)
Yth, Sdr. Nindya Kaloka
Jln. Lembah Griya Blok B. No. 13
Jakarta Timur
(E)
Kepada Yth. Sdr: Nindya Kaloka
Jln. Lembah Griya Blok B No. 13
Jakarta Timur
Pembahasan: Penulisan alamat surat resmi boleh menggunakan kata depan “kepada” apabila di depannya tidak ada kata “Yth”. Di muka orang/pejabat/penerima surat dicantumkan kata penghormatan (Yth.), di belakang kata penghormatan Yth. ditulis kata sebutan saudara (Sdr.) setelah itu dituliskan nama orang, jabatan, nama jalan hendaknya ditulis lengkap, dan nama kota tidak memakai titik. Jadi jawaban yang benar dari soal tersebut adalah (C).
Nah itulah sedikit penjelasan mengenai unsur-unsur yang terkandung dalam surat resmi beserta satu soal dan pembahasannya, Demikian informasi yang dapat saya bagikan dan semoga bermanfaat.
